¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos ingresados:

· histogramas

· curvas

· cuadros de sectores

· ...

Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CÁLCULO

Estructura general

1. Botones de Control
2. Barra de Menú
3. Barra de Herramientas Estándar
4. Barra de Formato
5. Barra de Fórmulas
6. Columna
7. Fila
8. Barra de Dibujo
9. Barra de Desplazamiento
10. Barra de Estado
11. Hojas del Libro
12. Gráfico Hecho con los datos de la tabla

Utilidad de la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

TIPOS DE DATOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Una celda en Excel acepta tipos de datos constantes o fórmulas.

CONSTANTES

Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto, numéricos y fecha/hora.

Tipo de dato Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

Tipo de datos Numéricos

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

Tipos de datos Fecha/Hora

Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).

Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos).

FORMULAS

Una fórmula es una secuencia formada por : valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.

La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.

Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Cómo relacionar dos tablas

Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) que se establece en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la tabla. Ese mismo campo también existe en la tabla relacionada como una clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.).

• En la tabla Proveedores, incluirá el Id. de proveedor, nombre de la compañía, etc. para cada proveedor. IdProveedor es la clave principal que se establece en la vista Diseño de la tabla.
• En la tabla Productos, incluirá el campo IdProveedor, de manera que cuando inserte un nuevo producto pueda identificar su proveedor insertando el Id. único de ese proveedor. IdProveedor es la clave externa en la tabla Productos.
• Vista Hoja de datos de la tabla

En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.) proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los datos.

• Con las barras de herramientas Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta

Las barras de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta proporcionan muchas de las herramientas necesarias para buscar, modificar e imprimir registros.

• Imprimir u obtener una vista previa de los datos.
• Revisar la ortografía.
• Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros completos o toda la hoja de datos.
• Ordenar registros.
• Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.
• Agregar o eliminar registros.

Trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de datos

Puede encontrar herramientas para trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de datos (subhoja de datos: hoja de datos que está anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos.) en la propia hoja de datos, o haciendo doble clic en un selector de columna (selector de columna: barra horizontal en la parte superior de una columna. Puede hacer clic en el selector de una columna para seleccionar la columna entera en la cuadrícula de diseño de consultas o de filtros.).

Utilizar el selector de columna para mover u ocultar una columna, o cambiar su nombre.

• Cambiar el tamaño de columnas o filas.
• Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.
• Inmovilizar la primera columna por la izquierda para que se muestre a medida que se desplaza hacia la derecha.
• Desplazarse por los registros

Puede utilizar la barra de herramientas de exploración para desplazarse por los registros en una hoja de datos.

• Ir al primer registro.
• Ir al registro anterior.
• Escribir un número de registro al que desplazarse.
• Ir al registro siguiente.
• Ir al último registro.
• Ir a un registro en blanco (nuevo).

Microsoft Access 2010 and Visual Basic 2008

Crear un formulario

Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

• Personalizar un formulario
• En la vista Diseño

En la vista Diseño, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:

Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en las que está basado un formulario.

Controlar y ayudar al usuario Puede establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. También puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.

Ventana Formulario Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y otros elementos de la ventana Formulario.

Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar la forma en que se imprimirá el contenido de una sección.

Controles Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar los valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, así como otro tipo de información que sea de utilidad en un formulario.

En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico

En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:

Agregar, mover o quitar campos Puede agregar campos a las áreas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinámica, y a las áreas de filtros, categorías, series y datos en la vista Gráfico dinámico. También puede mover campos de un área a otra y quitar campos de la vista.

Filtrar registros Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al área de filtros. También puede filtrar un campo en el área de filas y columnas.

Ordenar registros Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente. También puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinámica.

Agrupar registros Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.

Dar formato a los elementos y cambiar títulos En la vista Tabla dinámica, puede cambiar la configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de número de un campo. También puede cambiar los títulos de los campos y grupos personalizados. En la vista Gráfico dinámico, puede cambiar el tipo de gráfico, aplicar formato a los marcadores de datos, etc.

Informes: Presentar datos

Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla.

• Crear etiquetas postales.
• Mostrar totales en un gráfico.
• Agrupar registros en categorías.

Entorno básico